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Trabajo remoto: Caja de herramientas: Gestiona tus documentos

Bienestar del servidor/a público/a

¿Cuándo?

Cuando necesites guardar, compartir y acceder a tus archivos desde tu smartphone, tablet o computadora, con estructura de carpetas y tipos de archivo. Puedes trabajar en la nube y disfrutar de la integración con otras herramientas, como Google Docs, Gmail o Google Calendar.

¿Por qué?

Porque es ideal para el trabajo colaborativo y remoto: puedes trabajar con varias personas a la vez en tiempo real. Google Drive tiene herramientas que facilitan la colaboración para crear, editar y terminar proyectos de manera simple. Incluso tiene acceso móvil para que los usuarios puedan editar desde cualquier lugar.

Google Docs

Con Documentos de Google, puedes escribir documentos, editarlos o colaborar en ellos dondequiera que estés y de forma gratuita.

Crea y abre un documento en Documentos de Google ↓

  Atajo: Para crear un archivo nuevo, solo pon docs.new en la barra de direcciones de tu navegador y da Enter.

 

Paso 1:
Visita docs.google.com/document .

Paso 2:
Selecciona  En blanco para iniciar un nuevo documento.

Paso 3:
Para abrir un archivo
ya existente en tu computadora, haz clic en Archivo y luego en Abrir.

Paso 4:
Selecciona Cargar y luego Seleccionar un archivo de tu dispositivo.

Paso 5:
Explora las carpetas de tu dispositivo y haz doble clic para seleccionar y cargar un archivo.

 

Abrir un nuevo documento en Documentos de Google

Comparte con otras personas tus Documentos de Google ↓

Paso 1:
Para compartir, haz clic en el botón .

Paso 2:
Agrega los correos de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Paso 3:
Puedes elegir notificar o no a las personas con las que compartes el archivo y agregar un mensaje.

Paso 4:
Puedes elegir el rol y los niveles de permisos de la persona con la que compartes el archivo:

  • Lector: Puede ver el documento, pero no modificarlo.

  • Comentarista: Puede ver el documento y comentar el texto pero no editarlo.

  • Editor: Puede ver y modificar el contenido del documento. También puede cambiar permisos y compartirlo con más personas.

Paso 5:
Para finalizar, haz clic en Enviar.

 

Compartir en Documentos de Google

Comentarios y sugerencias em tus Documentos de Google ↓

Paso 1:
Para trabajar colaborativamente, puedes elegir entre los siguientes modos de edición:

  •                              Edición: Edita el documento directamente.

  •                              Sugerencias: Las ediciones se convierten en sugerencias.

  •  Ver: Lee el documento.

Paso 3:
Para agregar comentarios, selecciona el texto y haz clic en el ícono                              .
Para sugerir cambios, selecciona el texto y haz clic en el ícono                             .

Paso 4:
Al agregar un comentario, puedes asignar que una persona revise y resuelva ese comentario.
Para hacerlo, dentro del comentario ingresa @ y el nombre o correo de la persona. Luego, da clic en el recuadro Asignar a.

Paso 5:
Al agregar una sugerencia, la persona solo tendrá que aprobar o rechazar la sugerencia para que se apliquen los cambios.

 

Comentar y sugerir en Documentos de Google

Dicta por voz en Documentos de Google ↓

Paso 1:
En el menú de opciones, selecciona Herramientas.

Paso 2:
Haz clic en Dictado por  voz.

Paso 3:
En la ventana emergente, haz clic en el ícono                             para empezar a hablar.

Paso 4:
Selecciona Permitir para que Google Documentos pueda usar tu micrófono.

Paso 5:
Empieza a hablar.

 

                             Para poner punto o iniciar un nuevo párrafo, solo tienes que decir "punto" o "nuevo párrafo".

 

Dictado por voz en Google Documentos

Inserta imágenes libres en Documentos de Google ↓

Documentos de Google te permite buscar e insertar imágenes con derechos de uso de reutilización (sin copyright).

Paso 1:
En el menú de opciones, selecciona Insertar, luego  Imagen  Buscar en la Web.

Paso 2:
En el buscador, ingresa términos de búsqueda y da Enter.

Paso 3:
Para seleccionar una, haz doble clic sobre la imagen.

 

Insertar imágenes libres en Google Documentos

Logo de Google Sheets

Con Hojas de cálculo de Google, puedes crear hojas de cálculo, editarlas y colaborar en ellas dondequiera que estés y de forma gratuita.

Crea y abre un documento en Hojas de cálculo de Google ↓

  Atajo: Para crear un archivo nuevo, solo pon sheets.new en la barra de direcciones de tu navegador y da Enter.

 

Paso 1:
Visita docs.google.com/spreadsheets .

Paso 2:
Selecciona  En blanco para iniciar un nuevo documento.

Paso 3:
Para abrir un archivo
ya existente en tu dispositivo, haz clic en Archivo y luego en Abrir.

Paso 4:
Selecciona Cargar y luego Seleccionar un archivo de tu dispositivo.

Paso 5:
Explora las carpetas de tu dispositivo y haz doble clic para seleccionar y cargar un archivo.

 

Abrir documento en Hojas de cálculo de Google

Comparte y trabaja colaborativamente en Hojas de cálculo de Google ↓

Paso 1:
Para compartir, haz clic en el botón .

Paso 2:
Agrega los correos
 de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Paso 3:
Puedes elegir el rol y los niveles de permisos de la persona con la que compartes el archivo:

  • Lector: Puede ver el documento, pero no modificarlo.

  • Comentarista: Puede ver el documento y comentar el texto pero no editarlo.

  • Editor: Puede ver y modificar el contenido del documento. También puede cambiar permisos y compartirlo con más personas.

Paso 4:
Puedes elegir notificar o no a las personas con las que compartes el archivo y agregar un mensaje.

Paso 5:
Para finalizar, haz clic en Enviar.

 

Compartir en Hojas de cálculo de Google

Inserta gráficos en Hojas de cálculo de Google ↓

Paso 1:
Selecciona los datos
que quieres graficar.

Paso 2:
En la barra de menú, selecciona Insertar y luego Gráfico.

Paso 3:
Selecciona el Tipo de gráfico que mejor representa tus datos. Puedes elegir entre los tipos sugeridos por Google.

Paso 4:
En el Editor de gráficos puedes personalizar el estilo, título, leyenda, serie y otros.

 

Insertar gráficos en Hojas de cálculo de Google

Listas desplegables y casillas de verificación en Hojas de cálculo de Google ↓

La validación de datos en un recurso útil para evitar que los usuarios ingresen datos incorrectos que podrían generar algún error en los cálculos de nuestras hojas. La validación de datos te permite que los datos que sean ingresados en una celda cumplan con las reglas que tú definas.

 

Validación de fechas

Para asegurarnos de que un usuario ingrese una fecha válida en una celda:

Paso 1:
Selecciona las celdas
que quieres validar.

Paso 2:
Haz clic derecho y selecciona Validación de datos.

Paso 3:
Selecciona los Criterios de validación: Fecha y da clic en Guardar.

 

Validación por listas

La validación por listas es una forma de asegurarte de que una celda tenga ciertos valores predeterminados. Es lo que conocemos como lista desplegable, que permiten que los usuarios elijan un elemento de una lista que tú creas.

Paso 1:
Selecciona las celdas
que quieras validar.

Paso 2:
Haz clic derecho y selecciona Validación de datos.

Paso 3:
Selecciona los Criterios de validación: Listas a partir de un intervalo y haz clic en el ícono  para Seleccionar rango de datos.

Paso 4:
Selecciona los datos
a partir de los cuales quieres validar y crear el listado desplegable.

 

Crear casillas de verificación

Puedes agregar casillas de verificación para realizar un seguimiento de un proyecto, tomar asistencia y marcar elementos de una lista de tareas pendientes.

Paso 1:
Selecciona las celdas
en las que quieras incluir casillas de verificación.

Paso 2:
En el menú de la parte superior, haz clic en Insertar y luego Casilla de verificación.

 

Listas desplegables en Hojas de cálculo de Google

Explorar en Hojas de cálculo de Google ↓

El botón Explorar permite ver recomendaciones sobre tablas dinámicas, gráficos o lecturas sobre máximos y mínimos acerca de tus datos. Análisis de tus datos. En función de tus datos, te aparecerán sugerencias de formato, gráficos y análisis.

 

Paso 1:
Abre
tu hoja de cálculo.

Paso 2:
Abajo a la derecha, haz clic en Explorar .

 

Explorar en Hojas de cálculo de Google

Logo de Google Slides

Con Presentaciones de Google, puedes crear presentaciones, editarlas, colaborar en ellas y exponerlas dondequiera que estés y de forma gratuita.

Crea y abre un documento en Presentaciones de Google ↓

  Atajo: Para crear un archivo nuevo, solo pon slides.new en la barra de direcciones de tu navegador y da Enter.

 

Paso 1:
Visita docs.google.com/presentation .

Paso 2:
Selecciona  En blanco para iniciar un nuevo documento.

Paso 3:
Para abrir un archivo
ya existente en tu dispositivo, haz clic en Archivo y luego en Abrir.

Paso 4:
Selecciona Cargar y luego Seleccionar un archivo de tu dispositivo.

Paso 5:
Explora las carpetas de tu dispositivo y haz doble clic para seleccionar y cargar un archivo.

 

Abrir en Presentaciones de Google

Comparte y trabaja colaborativamente en Presentaciones de Google ↓

Paso 1:
Para compartir, haz clic en el botón .

Paso 2:
Agrega los correos
 de las personas con las que quieres compartir el archivo.

Paso 3:
Puedes elegir el rol y los niveles de permisos de la persona con la que compartes el archivo:

  • Lector: Puede ver el documento, pero no modificarlo.

  • Comentarista: Puede ver el documento y comentar el texto pero no editarlo.

  • Editor: Puede ver y modificar el contenido del documento. También puede cambiar permisos y compartirlo con más personas.

Paso 4:
Puedes elegir notificar o no a las personas con las que compartes el archivo y agregar un mensaje.

Paso 5:
Para finalizar, haz clic en Enviar.

Paso 6:
Para agregar comentarios, haz clic derecho sobre un elemento y luego selecciona  Comentario.

Paso 7:
Al agregar un comentario, puedes asignar que una persona revise y resuelva ese comentario.
Para hacerlo, dentro del comentario ingresa @ y el nombre o correo de la persona. Luego, da clic en el recuadro Asignar a.

Paso 8:
Al agregar una sugerencia, la persona solo tendrá que aprobar o rechazar la sugerencia para que se apliquen los cambios.

 

Compartir en Presentaciones de Google

Complementos en Presentaciones de Google ↓

Los complementos añaden nuevas funciones e integran servicios de terceros para trabajar mejor con Presentaciones de Google. También conocidos como extensiones o plugins, permiten ampliar o mejorar las funciones de un programa o aplicación.

Paso 1:
En el menú de la parte superior, selecciona Complementos y luego Obtener complementos.

Paso 2:
En la ventana emergente, busca y selecciona la aplicación que quieras agregar.

Paso 3:
Para el ejemplo, se utiliza el complemento Icons for Slides & Docs, que te permitirá acceder a la base de datos de íconos más grande de Internet.

Paso 4:
Selecciona el complemento y haz clic en Instalar, luego en Continuar y Permitir.

Paso 5:
Para abrir el complemento instalado, en el menú de la parte superior, haz clic en Complementos y selecciona el complemento instalado.

Paso 6:
Para el ejemplo, busca, selecciona e inserta el ícono o gráfico a utilizar en tu presentación.

 

Agregar complementos en Presentaciones de Google

Índice interactivo en Presentaciones de Google ↓

Para crear un menú o índice interactivo para tu presentación:

Paso 1:
Crea cuadros de texto
para cada título o encabezamiento de tu presentación.

Paso 2:
Selecciona el cuadro de texto y en la barra de menú superior haz clic es Insertar y luego en  Enlace. También puedes utilizar el atajo Control + K.

Paso 3:
En Diapositivas de esta presentación, selecciona la diapositiva a la que quieres enlazar.

Paso 4:
Para visualizar el resultado, en la parte superior haz clic en Vista de presentador y haz clic sobre los enlaces que acabas de crear.

 

Índice interactivo en Presentaciones de Google

Publica archivos como páginas web en Presentaciones de Google ↓

Las páginas web son un medio sencillo de compartir información con muchas personas: todo el mundo puede verlas y tú controlas cuándo se actualizan. Para publicar tus archivos de Drive como páginas web:

 

Paso 1:
En tu presentación, selecciona Archivo y luego Publicar en la Web.

Paso 2:
Elige la velocidad
con la que se pasará de una diapositiva a otra y personaliza la reproducción de las presentaciones.

Paso 3:
Haz clic en Publicar.

Paso 4:
Copia el enlace y envíalo a las personas con las que quieres compartir el archivo. 


  Los cambios que hagas en el archivo original se implementarán cuando vuelvas a publicarlo.

 

Publicar en la web en Presentaciones de Google

Logo de Google Forms

Con Formularios de Google, puedes recopilar y organiza todo tipo de información de manera gratuita. Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios.

Crea un formulario en Formularios de Google ↓

  Atajo: Para crear un archivo nuevo, solo pon forms.new en la barra de direcciones de tu navegador y da Enter.

 

Paso 1:
Visita docs.google.com/forms .

Paso 2:
Selecciona  En blanco para iniciar un nuevo documento.

Paso 3:
Para empezar, ponle un título a tu formulario.

Paso 4:
Selecciona  Personalizar tema para empezar a diseñar tu formulario.

Paso 5:
Para utilizar la plantilla de un tema, haz clic en  Seleccionar Imagen.

Paso 6:
Selecciona un tema
relacionado al tema de tu formulario y haz clic en Insertar.

 

Crear un nuevo formulario en Formularios de Google

Tipos de preguntas en Formularios de Google ↓

Puedes recopilar varios tipos de respuestas en tu formulario o cuestionario.

 

Paso 1:
 Opción múltiple

  • Los usuarios pueden elegir entre varias opciones, pero solo se puede elegir una opción.

  • Puedes añadir "Otro" como posible respuesta y dejar que los usuarios escriban un texto breve.

  • Úsalo cuando tengas pocas alternativas.

Paso 2:
 Lista desplegable

  • Los usuarios pueden elegir entre varias opciones, pero solo se puede elegir una opción.

  • Úsalo cuando tengas muchas alternativas.

Paso 3:
 Escala lineal

  • Los usuarios pueden puntuar tu pregunta en una escala, que puede empezar en 0 o 1 y terminar en 10.

  • Puedes configurar una etiqueta para cada extremo de la escala.

  • Úsalo cuando tengas preguntas de escala de Likert.

Paso 4:
 Casillas de verificación

  • Los usuarios pueden elegir entre varias opciones y se puede seleccionar más de una opción.

  • Puedes añadir "Otro" como posible respuesta y dejar que los usuarios escriban un texto breve.

Paso 5:
 Escribir una respuesta

  • Respuesta corta: Los usuarios pueden escribir respuestas breves.

  • Párrafo: Los usuarios pueden dar una respuesta más larga, de uno o varios párrafos.

 

Tipos de preguntas en Formularios de Google

Validación de respuestas en Formularios de Google ↓

Puedes crear reglas que los usuarios deben seguir cuando completen tu formulario. Por ejemplo, si les pides su correo electrónico, puedes asegurarte de que solo envíen direcciones con el formato válido.

Paso 1:
Agrega uno de los siguientes tipos de preguntas:

  • Respuesta corta

  • Párrafo

  • Casillas de verificación

Paso 2:
Haz clic en Más.

Paso 3:
Haz clic en Validación de respuestas.

Paso 4:
Elige el tipo de regla
que quieras, por ejemplo: 

  • Número: un número entero entre 21 y 42.

  • Texto: que las respuestas contengan la palabra "servicio" o de que tengan el formato de un link o un correo electrónico.

  • Longitud: limita las respuestas a un máximo de 500 caracteres o a un mínimo de 200.

 

Validación de respuestas en Formularios de Google

Respuestas condicionadas en Formularios de Google ↓

Puedes redirigir a un usuario a una sección determinada del formulario en función de sus respuestas. Es decir, mostrar preguntas basadas en respuestas anteriores.

 

Paso 1:
Luego de crear una pregunta y agregar las alternativas de respuesta, para añadir un salto de sección, haz clic en  Agregar sección.

Paso 2:
Abajo a la derecha, haz clic en Más y luego Ir a la sección según la respuesta.

Paso 3:
Elige las secciones
a las que quieras redirigir a los usuarios para cada alternativa.
Puedes elegir Enviar formulario si quieres que la encuesta termine en función de la respuesta.

Paso 4:
Al final de cada sección, puedes elegir la siguiente sección a la quieres redirigir a los usuarios.

 

Respuestas condicionadas en Formularios de Google

Crea cuestionarios de evaluación en Formularios de Google ↓

Utiliza la opción Cuestionarios para crear evaluaciones, pruebas, test y formularios de autoevaluación. Con cuestionarios puedes asignar preguntas correctas e incorrectas, asignar puntuación a dichas respuestas, asignar una calificación y otorgar retroalimentación a partir de sus respuestas.

 

Paso 1:
Abre un formulario y en la parte superior del formulario, haz clic en Configuración.

Paso 2:
En la esquina superior derecha, activa  Convertir en un cuestionario .

Paso 3:
En tus preguntas, haz clic en  Clave de respuesta:

  • Establece una puntuación y una respuesta correcta para cada pregunta.

  • También puedes agregar comentarios automáticos para respuestas correctas e incorrectas, como retroalimentación.

Paso 4:
Para previsualizar tu cuestionario, selecciona  Vista previa.

 

Cuestionarios en Formularios de Google